SAD-UJKZ : Maîtriser les principes d’archivage pour un transfert réussi
Dans le cadre de la modernisation des pratiques d’archivage, le Service des Archives et de la Documentation (SAD) de l’Université Joseph KI-ZERBO a organisé, du 7 au 11 avril 2025, une session de formation destinée aux représentants des structures centrales de l’UJKZ. Cette initiative vise à renforcer leurs compétences sur les principes de base de l’archivistique et les procédures de transfert des archives. Les travaux de l’atelier débutés le lundi 07 avril 2025, se sont déroulés dans la salle de réunion de la Présidence de l’Université Joseph KI-ZERBO.
A l’ouverture, le Secrétaire Général de l’UJKZ , Batibié BAZIE, a félicité Madame Clémence YAMEOGO, Cheffe de Service des Archives et de la Documentation (SAD), pour l’organisation de cette activité. Il a aussi remercié le co-formateur Monsieur Todroudoua MALO, Directeur des Archives et de la Documentation (DAD) du Ministère en charge de l’Enseignement supérieur (MESRI) pour sa contribution à la modernisation des pratiques. L’objectif étant de transférer les archives de la Présidence vers le service de pré archivage, la session qui a réuni les représentants des structures invitées, s’est voulue théorique et pratique, sur les normes et procédures de transfert d’archives.
Les archives sont régies au Burkina Faso, par la Loi n0 047-2019/AN du 12 octobre 2019. Elle stipule, qu’est considérée comme archives, l’ensemble de documents utiles, originaux et conservables quel que soient la date, la forme, le support et la nature de conservation, produit ou reçu. Les archives sont uniques et non remplaçables. Selon la même définition, les archives recouvrent trois catégories de documents : les documents courants qu’on manipule dans les bureaux, les documents intermédiaires qui sont classés le plus souvent à proximité des bureaux et qui font l’objet de consultation périodique et les archives définitives, historiques constitués généralement de documents dont la conservation est définitive au profit des générations futures. Pour le cas pratique de transfert d’archives de la Présidence de l’Université Joseph KI-ZERBO (UJKZ), la collecte a concerné les documents intermédiaires qui ont séjourné cinq (5) ans au moins à la Présidence. Ils ont fait l’objet de trie et de conditionnement selon la réglementation en vigueur au Burkina Faso.
Cinq (5) jours durant les participants se sont familiarisés à la procédure de transfert selon le principe du respect des fonds d’archives, depuis la collecte des archives, au classement, à la conservation jusqu’à la communication. Cette procédure prévoit , qu’avant tout transfert, il est primordial d’identifier d’abord les archives, puis la collecte qui est l’ensemble des actes de versement (don, legs, achat, dépôt, transfert) par lesquels un archiviste accroît les collections de fonds confiés à sa garde. Après ledit traitement, un bordereau de versement accompagne et matérialise l’acte. Ce document a valeur juridique et par conséquent, engage les parties à leur responsabilité sur les archives versées. Pour cette première session de formation sur les principes de base en archivistique, les participants ont manifesté un grand intérêt quant aux archives et à la documentation. Les travaux de l’atelier ont pris fin par l’incinération des fonds inutiles et non conservables.
En rappel, le Service des Archives et de la Documentation (SAD) de l’UJKZ, mis en place en 2021, est toujours en attente de ressources pour un fonctionnement optimal.
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