Formation au SIGED : un pas de plus vers la modernisation du traitement du courrier à l'UJKZ

L’Université Joseph KI-ZERBO (UJKZ) est résolument tournée vers l’utilisation des plateformes numériques. La Direction des Services Informatiques (DSI) de l’UJKZ a alors entrepris, en collaboration avec l’Agence Nationale de Promotion des Technologies de l’Information et de la Communication (ANPTIC), une série de formations pour l’appropriation du Système Intégré de Gestion Électronique des Documents (SIGED) par des acteurs de différents maillons de la chaîne d’émission et de transmission du courrier. Prévu pour se dérouler en trois (3) étapes, le lancement de la formation est intervenu ce mardi 23 avril 2025.

La première session de cette formation a ciblé les secrétaires et assimilés de l’Université Joseph KI-ZERBO, acteurs clés du traitement du courrier. Du 23 au 25 avril 2025, ces secrétaires vont tout apprendre sur le fonctionnement du SIGED, en vue de s’approprier cet outil, selon les formateurs, monsieur Jérémy OUEDRAOGO et madame Elisa PARE/SANOU de la Direction des Services Informatiques (DSI). Il s’agit de doter les participants de compétences techniques pour intégrer et gérer les données électroniques sur SIGED, de leur permettre de maîtriser les concepts fondamentaux de la numérisation et de la gestion électronique des documents, tout en promouvant les bonnes pratiques liées aux outils de messagerie électronique. Ces acquis visent à améliorer l’efficience du traitement du courrier, à faciliter l’adoption du système et à renforcer la productivité, tout en réduisant significativement le recours au papier.

“SIGED, faut-il le rappeler, est l’outil par excellence trois en un, qui prend en charge le document et le gère en tant que courrier dès son arrivée dans son module « GEC » (Gestion Électronique du Courrier), le gère aussi en tant que document dans son module « GED » (Gestion Électronique des Documents). A la fin de la durée d’utilité administrative du document, il le gère en tant qu’archive dans son module « SAE » (Système d’Archivage Électronique).

La mise en œuvre de cette plateforme de gestion électronique optimale des documents au sein de l’Université Joseph KI-ZERBO est une avancée significative vers une administration plus efficace et écoresponsable. L’appropriation du SIGED par les acteurs contribuera à moderniser le processus de traitement du courrier, consolidant ainsi l’UJKZ dans sa transition numérique.

Selon le chronogramme établi par le directeur des Services Informatiques de l’UJKZ, Jean Armand YANOGO, après les secrétaires suivra la formation des représentants des structures centrales et rattachées, du 28 au 30 avril prochain, puis celle des directeurs et secrétaires principaux d’établissements d’enseignement et de recherche, prévue du 6 au 8 mai 2025.

Com. UJKZ